Ako se pitate koji e-mail koristiti za poslovanje, vjerojatno će vam većina savjetovati da nikako ne koristite besplatne e-mail adrese tipa Gmail. Jer to kao izgleda neozbiljno i mnogi su skeptični kad prime nekakvu poslovnu poruku, ponudu, odgovor i slično s neke Gmail adrese.
U tome svakako ima istine. Naime, mnogi koriste Gmail adrese za slanje spama i ponuda koje su irelevantne i koje zapravo ne želite vidjeti. Zato su besplatni mailovi došli na “loš glas” i malo ih firmi i pojedinaca koristi u svom poslovanju kao službene poslovne e-mailove.
Ipak, u svemu postoje iznimke. Ovdje ćemo vam navesti razloge zašto je po našem mišljenju i u poslovanju ipak puno bolje (sigurnije, praktičnije i jednostavnije) koristiti Gmail negoli mail s vlastite domene, odnosno s nekog zakupljenog serverskog prostora.
Gmail nudi ogromnu količinu smještajnog prostora
Gmail većini korisnika nudi 15 GB besplatnog smještajnog prostora što uopće nije malo. Ali, naravno, nije poanta u besplatnom. Mnogi koji posluju niz godina imaju velike arhive primljenih i poslanih e-mailova, kao na primjer mi. Neki nam se klijent ponovno javi nakon 3 mjeseca, neki nakon 3 godine, a neki opet nakon čak 7, 8 ili više godina. Zbog toga je u svakom slučaju uvijek dobro imati arhivu e-mailova. Naime, tako se u svakom trenutku možete referirati na prethodne projekte i vidjeti što je neki klijent prije nekog određenog vremena tražio, naručio, dobio itd.
Kad imate mail na hostingu gdje vam se nalazi i web-stranica te koristite nekakav mail klijent tipa Outlook koji vam povlači e-mailove s tog zakupljenog servera, vi ste zapravo limitirani količinom prostora. Hosting paketi obično se prodaju u veličinama od 1 GB, 10 GB, 25 GB itd. Možete naravno uzeti i veći hosting paket, ali npr. 100 GB hostinga košta preko 3200 kn s PDV-om / godišnje, što naravno nije malo.
Većina korisnika za svoje web-stranice zakupljuje hosting planove od nekoliko gigabajta koji koštaju od 400 do 800 kn godišnje.
Tako da ako imate npr. hosting plan od 10 GB koji recimo plaćate 500 kn godišnje, vaša će vam web stranica zauzeti najviše 1 GB, što znači da vam ostaje oko 9 GB prostora za e-mailove. Međutim, većina hosting providera ima dodatne limite na maksimalni prostor za e-mail inbox (mailbox quota). Tako da čak i ako ste zakupili velik smještajni prostor, na većini ćete servera biti ograničeni na primjerice 4 GB mailbox prostora.
Kad taj prostor potrošite, možete arhivirati stare mailove i tu bazu podataka negdje sačuvati lokalno, međutim to su ipak dodatne komplikacije. Uvijek vam se može dogoditi da tu arhivu negdje i nekako zagubite.
Puno gigabajta za malo novaca
S druge strane, kad koristite Gmail, imate poprilično dosta besplatnog prostora za spremanje e-mailova. No ako vam i to nije dovoljno (kao npr. nama), za svega 139 kn godišnje možete zakupiti 100 GB prostora, odnosno za 240 kn čak 200 GB mail prostora.
Ako poslujete već niz godina i ne želite brisati stare e-mailove, onda za prilično mali iznos novca dobivate ogromnu količinu prostora za sve vaše spremljene e-mailove. Osim toga, ti su vam e-mailovi uvijek lako dostupni, lako su pretraživi i sigurni su. Ne morate ih negdje zasebno spremati kao arhivu kojoj ćete pristupati posebno.
Ograničenja privatno zakupljenih serverskih mailova
Ako koristite mail s vlastitog servera, odnosno privatno zakupljenog serverskog prostora uz nekakav hosting plan, tada naravno imate e-mail adresu tipa mojeime@mojafirma.com. I to doista izgleda jako zgodno i profesionalno. Ipak, serverski mailovi (svaki je email ujedno i serverski, ali ovdje ćemo tako zvati emailove s posebno zakupljenih domena) u odnosu na Gmail imaju i neka ograničenja.
Prije svega, Gmailu možete pristupiti lako, jednostavno i svugdje gdje postoji internetska veza. Možete, naravno, i privatno zakupljenom e-mailu, međutim za pristup takvom e-mailu morate koristiti ili web-mail u cPanelu ili nekakav poseban klijent tipa već spomenuti Outlook.
Web-mailovi kao što su npr. Horde, RoundCube ili SquirellMail dosta su nepraktični za korištenje. Sučelje im u odnosu na Gmail izgleda vrlo rudimentarno, a takve su im i mogućnosti.
Većina korisnika za primanje serverskih e-mailova koristi klijent tipa Outlook. To je odličan e-mail klijent s mnoštvom naprednih mogućnosti, iako je za mnoge korisnike dobrim dijelom i kompliciran. Sučelje mu je dosta neintuitivno, traži navikavanje i početniku se je lako izgubiti u mnoštvu ponuđenih mogućnosti gdje vam od svih možda trebaju dvije-tri.
Outlook je nepraktičan i iz razloga što ako želite pristupiti svom e-mailu s nekog drugog računala koje nema instaliran Outlook s vašim postavkama, to nećete biti u mogućnosti učiniti. A osim toga arhivu odnosno bazu podataka morate čuvati lokalno i ako se dogodi da vam se, primjerice, pokvari računalo i ne možete ga popraviti, onda je možete trajno izgubiti.
Spam filteri koji blokiraju – sve!
Također, neki hosting provideri preko kojih imate e-mail adrese s privatno zakupljenim domenama nerijetko mogu imati funkciju automatskog blokiranja spama. U teoriji zvuči odlično, međutim u praksi se pokazalo da ovakvi filteri nerijetko blokiraju čak i mnoge dolazne e-mailove koji nisu spam.
Znači, neka vam firma ili pojedinac pošalje upit za ponudu ili poslovnu suradnju, a vama spam filter to blokira da primite u svoj inbox, a da toga čak niste ni svjesni. Mnogima se tako događa da mjesecima i godinama ne dobivaju sve poslovne e-mailove zbog čega, i ne znajući, trpe ogromnu financijsku štetu.
Zato budite vrlo oprezni sa spam filterima i provjerite je li vaš hosting provider koristi ovaj feature. Ako da, svakako provjerite je li dobivate e-mailove s drugih e-mail adresa koje nisu Gmail, nego primjerice info@firma.hr adresa ili čak e-mail adresa državnih ustanova jer se u praksi pokazalo da upravo ovakve e-mail adrese najčešće blokiraju spomenuti filteri.
Tih problema svakako nećete imati s Gmailom koji doduše ima spam zaštitu, ali koja ne funkcionira na ovako apsurdan način.
Povezivanje Gmaila s drugom e-mail adresom
Mnogi korisnici povezuju Gmail klijent i Gmail adresu s nekom drugom e-mail adresom radi njenog lakšeg korištenja. Tako imate mogućnost da primjerice e-mail adresu info@mojafirma.hr povežete s nekom Gmail adresom i preko nje primate i šaljete poruke kao info@mojafirma.hr
To je doista praktično rješenje jer tako povezujete Gmail sa službenom adresom pa će vam e-mailovi koje šaljete izgledati profesionalno i poslovno. Međutim, nedostatak ovakvog pristupa je u tome što Gmail tada povlači e-mailove s vanjskog servera, a to ne čini baš sasvim ažurno. Naime, nekad zna proći i sat vremena prije nego što Gmail provjeri server. Na taj način Gmail štedi vlastite resurse jer neprestano provjeravanje dolaznih e-mailova s drugih adresa je prilično zahtjevno.
Možete “ručno” trenutačno provjeriti je li vam stigla e-mail poruka na takav povezan račun, međutim ovaj način provjeravanja pristigle pošte ipak nije praktičan.
Sve u svemu naše je iskustvo pokazalo da je “čisti” Gmail daleko najbolji i najpraktičniji izbor za primanje i slanje poslovnih e-mailova. Međutim, kako kod mnogih korisnika nepostojanje “službene” e-mail adrese može izazvati nekakvu sumnju u legitimnost poslovanja, za primanje e-mailova koristimo “službeni” e-mail info@internetske-usluge.com koji je zapravo samo forward na Gmail. Nismo u potpunosti povezali taj službeni e-mail s Gmailom iz razloga što, kako smo već naveli, Gmail zna kasniti u provjeravanju pristigle pošte s drugih računa. Tako da kada odgovaramo na primljene e-mailove, kao adresa pošiljatelja poruke navedena je naša Gmail adresa.
Ovaj je model na jedan način kompromis između “službenog” e-mail računa i Gmaila. Najbolje bi bilo kad bismo mogli koristiti samo Gmail adresu za sve, međutim to za sada zbog već spomenutog razloga nije opcija.
U svakom slučaju ako koristite “službeni” serverski e-mail čak i kao forward na Gmail, svakako budite sigurni da nemate na cPanelu hostinga uključen nekakav spam filter koji bi vam mogao blokirati dolazne e-mailove koji zapravo nisu spam nego upiti i poruke pravih klijenata.
Gmail prednosti:
- praktičan
- lako dostupan
- siguran
- jednostavan za korištenje
- arhiva e-mailova uvijek i trajno dostupna
- velika količina besplatnog prostora
- dodatni prostor možete kupiti po relativno niskoj cijeni
- optimizirani spam filteri